Dokumentasi Pengguna & Admin HRMS
1. Panduan Cepat & Akses Role
HRMS menggunakan sistem Role-Based Access Control (RBAC). Setiap pengguna mendapatkan izin dan tampilan dashboard yang berbeda tergantung peran yang diberikan oleh Super Admin.
Matriks Hak Akses
| Role | Akses Utama | Batasan | Demo Email |
|---|---|---|---|
| Super Admin | Seluruh modul, pengaturan sistem, manajemen user & role | — | admin@hrms.local |
| HR Manager | Karyawan, Presensi, Cuti, Payroll, Laporan | Tidak dapat mengelola Role & Sistem | hr@hrms.local |
| Karyawan (ESS) | Profil sendiri, Absensi, Pengajuan Cuti, Slip Gaji | Tidak dapat melihat data karyawan lain | karyawan@hrms.local |
Checklist Setup Pertama Kali
- 1Login sebagai Super Admin dan lengkapi Profil Perusahaan di Settings → Company.
- 2Konfigurasi Departemen & Jabatan melalui menu Struktur Organisasi.
- 3Tentukan Kebijakan Cuti tahunan di Settings → Leave Policy.
- 4Import data karyawan menggunakan template Excel atau tambah satu per satu.
- 5Aktifkan modul yang dibutuhkan di Settings → Modules.
- 6Kirim undangan onboarding ke karyawan untuk membuat kata sandi mereka sendiri.
2. Manajemen Karyawan & Onboarding
Data karyawan di HRMS terbagi menjadi 14 sub-profil yang mencakup data personal, keluarga, pendidikan, hingga data payroll dan kepegawaian yang dibutuhkan untuk kalkulasi BPJS dan PPh 21.
Data Wajib & Format
| Field | Format & Ketentuan | Keterangan |
|---|---|---|
| NIK | 16 digit angka | Nomor Induk Kependudukan (KTP) |
| NPWP | 15 atau 16 digit | Diperlukan untuk PPh 21. Jika tidak ada, gunakan NIK |
| No. BPJS Kesehatan | 13 digit angka | Nomor kartu BPJS (bukan nomor VA) |
| No. BPJS Ketenagakerjaan | 11 digit angka | Diperlukan untuk iuran JHT, JKK, JKM, JP |
| Status PTKP | TK/0, TK/1, K/0, K/1, K/2, K/3 | Penentu batas penghasilan tidak kena pajak |
| Status Kepegawaian | PKWT / PKWTT / Probation | Menentukan hak cuti dan jenis kontrak |
Gunakan template Excel resmi yang tersedia di menu Import → Download Template. Header kolom harus identik. Duplikasi berdasarkan NIK atau Email akan dilewati (skip) dengan laporan error.
Status Siklus Karyawan
- Probation: Masa percobaan (umumnya 3 bulan). Belum mendapat hak cuti penuh.
- PKWT (Kontrak): Perjanjian Kerja Waktu Tertentu. Terdapat tanggal berakhir kontrak. Sistem akan mengirim notifikasi 30 hari sebelum jatuh tempo.
- PKWTT (Tetap): Tidak ada batas waktu kontrak. Mendapat hak cuti penuh sesuai masa kerja.
- Resign / Offboard: Data tetap tersimpan (soft-delete). Akun ESS dinonaktifkan secara otomatis.
3. Presensi, GPS & Integrasi Mesin Fingerprint
Integrasi Mesin Fingerprint
HRMS mendukung protokol ADMS (Attendance Data Management System) yang digunakan oleh merek ZKTeco, Solution, Deli, dan Hikvision. Mesin wajib terhubung ke jaringan LAN yang sama atau memiliki akses internet.
| Parameter | Nilai Default | Keterangan |
|---|---|---|
| Port Koneksi | 4370 | Port standar SDK ZKTeco/ADMS |
| IP Mesin | 192.168.x.x | IP statik direkomendasikan di router |
| Interval Pull Log | Setiap 5 menit | Dikonfigurasi via cron job server |
| Mode ADMS Cloud | Push ke server URL | URL diisi di pengaturan mesin langsung |
| Timezone | Asia/Jakarta (WIB) | Wajib sesuai dengan setting server |
Jika mesin di kantor berbeda jaringan dengan server (hosting), gunakan Mode ADMS Cloud dengan mengisi URL server HRMS di pengaturan mesin. Jika satu jaringan LAN, gunakan koneksi IP lokal langsung dengan library PHP ZKTeco SDK.
Presensi Mobile berbasis GPS
- Radius Geofencing: Diatur di Settings → Company (misal 100 meter dari koordinat kantor).
- Validasi Selfie: Opsional untuk mengkonfirmasi kehadiran fisik, mencegah penitipan absen.
- Grace Period: Toleransi keterlambatan (default 15 menit) sebelum status berubah menjadi "Terlambat".
| Karyawan | Masuk | Keluar | Durasi | Status |
|---|---|---|---|---|
RH Rina Hartati | 07:58 | 17:01 | 9j 3m | Tepat Waktu |
BS Budi Santoso | 08:02 | 17:15 | 9j 13m | Tepat Waktu |
AW Andi Wibowo | 09:22 | 18:05 | 8j 43m | Terlambat |
SA Siti Aminah | — | — | — | Cuti |
4. Perizinan & Manajemen Cuti
Tipe Cuti yang Didukung
| Tipe Cuti | Kuota Default | Dokumen Pendukung | Catatan |
|---|---|---|---|
| Cuti Tahunan | 12 hari/tahun | Tidak diperlukan | Akrual bulanan, carry-forward maks. 6 hari |
| Cuti Sakit | Tidak terbatas | Surat Dokter (wajib > 2 hari) | Dipotong dari kuota jika tidak ada surat |
| Cuti Melahirkan | 90 hari | Surat Dokter/Bidan | Sesuai UU Ketenagakerjaan No. 13/2003 |
| Cuti Duka | 2–3 hari | Surat Keterangan | Tidak memotong kuota cuti tahunan |
| Izin Khusus | Sesuai kebijakan | Situasional | Menikah (3 hari), khitanan (2 hari), dll. |
Alur Approval Berjenjang
- 1Karyawan Submit: Isi form via portal ESS, pilih tipe cuti, tanggal, dan unggah dokumen (jika diperlukan). Status: Pending
- 2Notifikasi Email Lead/Manager: Sistem otomatis mengirim email notifikasi ke atasan langsung untuk ditinjau.
- 3Keputusan Atasan: Manager Approve atau Reject dengan komentar. Status: Approved / Rejected
- 4Pengurangan Kuota Otomatis: Jika disetujui, sistem langsung memotong saldo cuti karyawan dan memperbarui kalender tim.
5. Penggajian, BPJS & PPh 21 TER
Kalkulasi sistem ini mengikuti PMK No. 168 Tahun 2023 (PPh 21 TER), PP No. 36 Tahun 2021 (Upah Minimum), dan regulasi BPJS terkini. Selalu pastikan data NPWP dan Status PTKP karyawan akurat.
Formula BPJS Kesehatan
| Komponen | Persentase | Ditanggung | Batas Maksimal Upah |
|---|---|---|---|
| BPJS Kesehatan (Perusahaan) | 4% | Perusahaan | Rp 12.000.000/bln |
| BPJS Kesehatan (Karyawan) | 1% | Dipotong dari gaji | Rp 12.000.000/bln |
Formula BPJS Ketenagakerjaan
| Program | % Perusahaan | % Karyawan | Keterangan |
|---|---|---|---|
| JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) | 0.24% – 1.74% | — | Tergantung risiko pekerjaan (Tingkat I–V) |
| JKM (Jaminan Kematian) | 0.30% | — | Flat rate |
| JHT (Jaminan Hari Tua) | 3.70% | 2.00% | Dibayarkan saat usia pensiun/resign |
| JP (Jaminan Pensiun) | 2.00% | 1.00% | Batas upah: Rp 9.559.600/bln (2024) |
PPh 21 TER — Tarif Efektif Rata-rata (PMK 168/2023)
| Kategori TER | Status PTKP | Tarif Efektif |
|---|---|---|
| TER A | TK/0, TK/1, K/0 | 0% s.d. 34% progresif per bracket |
| TER B | TK/2, TK/3, K/1, K/2 | 0% s.d. 34% progresif per bracket |
| TER C | K/3 | 0% s.d. 34% progresif per bracket |
Catatan: Sistem secara otomatis memilih kategori TER berdasarkan status PTKP yang diisi pada profil karyawan. Karyawan tanpa NPWP dikenakan tarif 20% lebih tinggi.
6. Pengaturan Sistem & Toggle Modul
Super Admin dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur tertentu melalui menu Settings → Modules. Perubahan berlaku secara real-time tanpa perlu restart server.
Toggle Modul yang Tersedia
| Nama Setting | Kunci Database | Efek Jika Dinonaktifkan |
|---|---|---|
| Password Reset Email | password_reset_enabled | Halaman /forgot-password menampilkan pesan "layanan dinonaktifkan" |
| Email Onboarding | onboarding_email_enabled | Undangan onboarding harus disalin & dikirim manual |
| Slip Gaji via Email | salary_slip_email_enabled | Slip gaji tidak dikirim otomatis saat status payroll = Paid |
| Modul Lembur | overtime_module | Menu Overtime disembunyikan dari navigasi |
| Modul Reimbursement | reimbursement_module | Menu Reimbursement disembunyikan |
Lingkungan demo pada hrms.nusanest.com direset otomatis setiap hari pukul 00:00 WIB. Semua data yang dimasukkan akan terhapus. Jangan gunakan data nyata pada sistem demo.